(Ban hành theo Quyết định số 38/QĐ–CĐTG, ngày 22 tháng 02 năm 2021 của Hiệu Trưởng Trường Cao đẳng Tiền Giang)

1. Chức năng:

a. Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức bộ máy và quản trị nhân sự, bao gồm: Quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, đánh giá đội ngũ viên chức - người lao động (VC-NLĐ); kiện toàn tổ chức bộ máy; thực hiện đúng, đủ và kịp thời các chế độ chính sách của Nhà nước đối với VC-NLĐ.

b. Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác hành chính, bao gồm: Công tác văn thư, lưu trữ; công tác kế hoạch hóa; báo cáo thống kê số liệu; lễ tân, phục vụ.

c.Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật viên chức;

d. Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác pháp chế, công tác kiểm tra nội bộ về tổ chức hoạt động của Trường.

 đ. Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện công tác “Vì sự tiến bộ của Phụ nữ” theo chủ trương, chính sách hiện hành của Nhà nước;

    2. Nhiệm vụ:

a. Về tổ chức bộ máy và quản trị nhân sự:

 Lập kế hoạch và triển khai công tác xây dựng tổ chức, bộ máy phù hợp với thực tế hoạt động của Trường;

 Xây dựng các quy định về chế độ làm việc của giáo viên (trong giảng dạy, NCKH, thực tập sản xuất và công tác khác);

Xây dựng kế hoạch đánh giá giáo viên theo Thông tư của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức.

Triển khai thực hiện công tác cán bộ bao gồm tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, đào tạo - bồi dưỡng, thực hiện chế độ chính sách đối với VC-NLĐ; quản lý hồ sơ VC-NLĐ gắn với quy định của nhà nước về bảo vệ nội bộ;

Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo lương, bảo hiểm xã hội, phụ cấp ưu đãi;

Báo cáo thống kê số liệu về tổ chức, bộ máy, nhân sự theo yêu cầu của Hiệu trưởng và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

Cấp các loại giấy tờ theo phân quyền của Hiệu trưởng cho viên chức khi có yêu cầu: Giấy xác nhận là viên chức, giấy nghỉ phép, xác nhận lý lịch, xác nhận lương, xác nhận quá trình công tác;

Làm thường trực Hội đồng tuyển dụng viên chức, Hội đồng xét nâng lương VC-NLĐ.

b. Về quản trị hành chính:

Tiếp nhận, phân loại, xử lý công văn đi, đến theo đúng quy định của các cơ quan chức năng và của trường; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đi, đến trong và ngoài trường.

Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản do các đơn vị chức năng và khoa chuyên môn tham mưu trước khi trình lãnh đạo Trường ký ban hành; 

 Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước và của Trường; khai thác các tài liệu lưu trữ một cách khoa học phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo và quản lý nhà trường;

Làm đầu mối và phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu cho Hiệu trưởng  kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của trường; giúp Hiệu trưởng theo dõi, giám sát và đánh giá việc triển khai kế hoạch hoạt động của Trường;

 Xây dựng lịch công tác tuần của Ban Giám hiệu, thông báo đến các đơn vị và theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này;

Thực hiện các báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm) và các báo cáo chuyên đề của Trường; ghi chép nội dung các cuộc họp cấp trường;

 Soạn thảo các văn bản, thực hiện nhân bản, in ấn  văn bản theo yêu cầu của Ban Giám hiệu;

Quản lý, sử dụng các con dấu của trường theo đúng quy định của nhà nước;

Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo Trường đi công tác; điều phối sử dụng các phòng họp trong trường.

c.  Về lễ tân - phục vụ:

Tổ chức thực hiện công tác lễ tân trong các lễ hội, các cuộc họp của trường; phục vụ nước uống và vệ sinh các phòng họp, phòng làm việc của Ban Giám hiệu.

Làm đầu mối trong điều phối, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách đến làm việc với trường; liên hệ chỗ ăn, ở thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Trường;

 Tổ chức xe đưa đón, phục vụ công tác của lãnh đạo trường, cán bộ quản lý và giảng viên thỉnh giảng. Quản lý quỹ tiền mặt, kho văn phòng.

d. Về thi đua - khen thưởng:

Xây dựng kế hoạch phát động phong trào thi đua hàng năm, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học;

Làm đầu mối triển khai thực hiện phong trào thi đua, tổng hợp kết quả thi đua hàng năm và đề xuất khen thưởng, kỷ luật viên chức - NLĐ.

Làm thường trực Hội đồng khen thưởng và kỷ luật viên chức- NLĐ.

đ. Về công tác pháp chế:

Làm đầu mối tổ chức xây dựng, thẩm định và ban hành các văn bản quy phạm nội bộ thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng;

Rà soát, kiểm tra, hệ thống hóa văn bản quy phạm nội bộ phục vụ cho công tác quản lý điều hành của Hiệu trưởng;

Làm đầu mối phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong nhà trường;

Làm đầu mối tổng hợp ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền gửi xin ý kiến;

Tiếp nhận và tham mưu cho Hiệu trưởng giải quyết các đơn, thư khiếu nại, tố cáo của viên chức, HSSV và nhân dân phản ánh những vấn đề có liên quan đến nhà trường;

Chủ trì hoặc tham gia với các đơn vị liên quan tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật; phổ biến các văn bản quy phạm nội bộ của trường cho viên chức, giảng viên, giáo viên, HSSV trong trường.

e. Về công tác kiểm tra nội bộ:

Xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm tra nội bộ về tổ chức và hoạt động của Trường. Theo dõi, tổng hợp tình hình công tác kiểm tra để báo cáo Hiệu trưởng;

Tổ chức kiểm tra thường xuyên và đột xuất các mặt hoạt động trong nhà trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng;

Làm đầu mối xây dựng kế hoạch, theo dõi quá trình thực hiện và xây dựng báo cáo về công tác tham nhũng, lãng phí, thực hành tiết kiệm trong nhà trường để báo cáo về Thanh tra nhà nước tỉnh.

g.Về công tác “Vì sự tiến bộ của Phụ nữ”:

Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ trương, chính sách của Nhà nước về bình đẳng giới để đưa vào nội dung chương trình công tác của Trường;

Đề xuất quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng nữ viên chức tham gia công tác quản lý nhà trường và thực hiện các báo cáo của nhà trường về công tác “Vì sự tiến bộ của Phụ nữ”.

Làm thường trực Ban “Vì sự tiến bộ của Phụ nữ” Trường.

 h. Thực hiện tự kiểm định chất lượng dạy nghề đối với các tiêu chí kiểm định hiện hành có liên quan đến đơn vị.